1. Các bước xây dựng quy chế lương, thưởng tại Doanh nghiệp
Để đảm bảo cơ chế trả lương phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn, thực sự trở thành đòn bẩy kinh tế, cần nghiên cứu các bước sau:
Bước 1: Xác định đơn giá và kế hoạch tiền lương năm
Cần dự báo doanh nghiệp phải chi bao nhiêu cho tiền lương và tỷ lệ trên doanh thu là bao nhiêu và đó chính là đơn giá tiền lương trong năm. Đơn giá này sẽ là cơ sở để bạn xác định lương cơ bản cho các nhóm chức danh, căn cứ để tính lương khoán trên doanh thu hay đơn vị sản phẩm. Trong đó, cần phải xác định rõ cần những loại lao động nào và bao nhiêu.
Dựa trên tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với các vị trí chức danh, để liệt kê và sơ bộ phân loại lao động trong Doanh nghiệp theo đặc thù công việc theo yêu cầu năng lực, trình độ khác nhau. Cần xác định loại lao động hay nhóm vị trí chức danh nào là then chốt trong Doanh nghiệp để có mức độ ưu tiên thích đáng về lương.
Tuy nhiên, dù lương cao nhưng nếu trả lương cào bằng, không gắn với tính chất công việc và kết quả lao động thì lại không phát huy hiệu quả, thậm chí phản tác dụng. Vì vậy, việc phân loại lao động thành các nhóm có vị trí, tính chất công việc, mức độ trách nhiệm khác nhau để trả lương sẽ tạo nên một cơ chế trả lương công bằng hơn.
Bước 2: Xây dựng hệ thống chức danh và hệ số bước lương
Ở bước này, cần liệt kê và phân loại các công việc có cùng tính chất, mức độ phức tạp và trách nhiệm thành một nhóm chức danh. Việc này đòi hỏi cần có bản mô tả công việc và yêu cầu chi tiết cho từng vị trí chức danh theo các nhóm, như: Trình độ đào tạo, kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức và kỹ năng để thực hiện công việc…
Trên cơ sở những yếu tố này, cần xác định hệ số hoặc số điểm tương ứng với mỗi chức danh. Cần cân nhắc kỹ lưỡng đến hệ số dãn cách giữa các vị trí chức danh đảm bảo sự hợp lý giữa người cao nhất và thấp nhất trong công ty và các vị trí liền kề.
Bước 3: Xác định cách thức tính trả lương vị trí lao động
Với mỗi loại tính chất lao động, với mỗi bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể áp dụng cách tính trả lương khác nhau.
Có 2 cách tính lương: là lương cố định và lương khoán. Lương cố định có thể áp dụng cho các vị trí hành chính, lương khoán áp dụng cho những vị trí trực tiếp sản xuất sản phẩm hoặc tạo ra doanh thu. Cũng có thể áp dụng cả hai cách tính lương, tức là vừa có phần lương cố định vừa có phần lương khoán nhằm tận dụng ưu điểm của cả hai hình thức.
Trả lương khoán có nhiều phương pháp, có thể trả trên kết quả khối lượng sản phẩm hoặc doanh thu trực tiếp cá nhân hoặc nhóm thực hiện.
Điều cần lưu ý trong việc trả lương khoán hay còn gọi là trả lương theo kết quả công việc hoàn thành là: phải xác định một tỷ lệ hay đơn giá khoán phù hợp, để có tính khuyến khích và đảm bảo thu nhập cho người lao động. Nên đặt ra các mức hoàn thành công việc khác nhau và ở mỗi mức cao hơn sẽ có tỷ lệ khoán thưởng bổ sung nhằm phát huy tối đa năng lực và khuyến khích người lao động đạt được thành tích cao hơn trong công việc.
Bước 4: Xây dựng hệ thống đánh giá hoàn thành công việc để khen thưởng xử phạt.
Để đảm bảo việc khuyến khích và đảm bảo công bằng trong quy chế trả lương, cần xây dựng các tiêu chuẩn hoàn thành công việc, đặc biệt đối với những vị trí lao động ở khối văn phòng, gián tiếp sản xuất, đòi hỏi mỗi bộ phận cần có bản mô tả công việc thì mới xây dựng bảng lương tương đối sát với thực tế.
Bên cạnh đó, căn cứ mức độ hoàn thành công việc để có thể quy đổi thành các mức hệ số như 0,8 – 0,9 và tối đa là 1,0; tương ứng với loại lao động A, B, C. Ngược lại, căn cứ những lỗi sai phạm trong công việc như chất lượng, số lượng hoặc tiến độ hoàn thành công việc mà có điểm giảm trừ tương ứng.
Bước 5. Quy định về thời điểm, quy trình tính trả lương và chính sách lương đặc biệt.
Người lao động cần được biết rõ về quy trình tính lương và thời điểm họ được trả lương hàng tháng. Bên cạnh đó, quy chế cần xác định rõ các trường hợp vẫn được trả lương khi người lao động được công ty cử đi học, lương làm thêm giờ, lương lao động nữ trong thời kỳ thai sản.…
Bước 6. Ban hành, áp dụng và thường xuyên đánh giá, sửa đổi, bổ sung xây dựng quy chế
Quy chế cần được viết ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu. Trước khi ban hành chính thức, cần họp phổ biến và lấy ý kiến của người lao động. Cơ chế lương càng rõ ràng, minh bạch thì tinh thần và động lực của nhân viên càng cao. Nếu cơ chế lương không rõ ràng thì càng gây ra sự bất bình, đồn đại, mâu thuẫn và mất đoàn kết.
Mức trả cho mỗi người có thể là bí mật nhưng cách tính lương phải rõ ràng và dễ hiểu. Người lao động cần biết bạn trả lương cho họ như thế nào. Mỗi người lao động trong Công ty phải biết rõ cách tính lương cho từng cá nhân, từng bộ phận, ngoài ra cần đưa ra những chính sách khuyến khích, đãi ngộ của Công ty để mọi người nhận thấy để phấn đấu.
Sau khi áp dụng, chính sách trả lương cần thường xuyên được xem xét, đánh giá và sửa đổi cho phù hợp với bối cảnh kinh doanh và những yêu cầu mới.
2. Tại sao cần Luật sư cho việc soạn thảo Quy chế lương thưởng
a. Đáp ứng nhanh chóng và chuyên nghiệp cho giao dịch
Khi Quý khách hàng có giao dịch phát sinh, khách hàng mong muốn trong thời gian sớm nhất có thể lên được một dự thảo Quy chế lương thưởng gởi cho khách hàng của mình với sự chỉnh chu, chuyên nghiệp và chặt chẽ, logic nhất để sớm thống nhất được giao dịch với khách hàng của mình. Yếu tố nhanh chóng và kịp thời là rất quan trọng trong thời buổi cạnh tranh hiện nay. Hiểu được điều đó, với đội ngũ Luật sư chuyên nghiệp, có kiến thức trong lĩnh vực, giao dịch có liên quan và có kinh nghiệm trong việc soạn thảo Quy chế lương thưởng, Văn phòng Luật sư nhanh chóng nhận diện được mục tiêu và yêu cầu của khách hàng cần cho giao dịch, đánh giá các yếu tố cốt yếu, quan trọng của Quy chế lương thưởng tiến hành sớm việc cấu trúc các điều khoản, các vấn đề pháp lý điều chỉnh liên quan để đáp ứng được sự nhanh chóng và chuyên nghiệp cho một yêu cầu soạn thảo Quy chế lương thưởng mà Quý khách hàng cảm thấy tự tin và an tâm cho giao dịch.
b. Đảm bảo tính tuân thủ
Một Quy chế lương thưởng thông thường sẽ được điều chỉnh bởi rất nhiều quy định pháp luật nằm ở nhiều Bộ luật và Luật, các văn bản hướng dẫn như: Nghị định, Thông tư, Quyết định….trong nhiều lĩnh vực. Do đó, để biết rằng Quy chế lương thưởng được điều chỉnh bởi các quy định nào, pháp luật quy định vấn đề đó như thế nào? các quy định nào pháp luật cho phép, các điều khoản, hành vi nào pháp luật cấm…cần có sự tham vấn của Luật sư, chuyên gia pháp lý để đảm bảo sự tuân thủ.
Trong Quy chế lương thưởng cũng rất cần thiết đảm bảo sự rõ ràng về mặt ngôn từ, thuật ngữ của hợp đồng cũng cần thiết phù hợp với ngôn ngữ pháp lý chuyên ngành để đảm bảo, thống nhất cách hiểu và thực hiện. Do đó, Hợp đồng do Luật sư soạn thảo sẽ đảm bảo được sự tuân thủ vấn đề nêu trên.
Ngoài ra, hợp đồng của Luật sư soạn thảo cũng sẽ đảm bảo hơn về bố cục, logic, tránh sự mâu thuẫn, chồng chéo…điều này giúp việc hiểu và thực hiện hợp đồng được đảm bảo, trách các xung đột, tranh chấp không đáng có từ nội dung của hợp đồng.
c. Phòng ngừa các rủi ro pháp lý
Với kinh nghiệm của người hành nghề Luật sư, chúng tôi thường nhìn thấy và lường trước các tình huống pháp lý, rủi ro pháp lý có thể vướng phải trong Quy chế lương thưởng và quy định pháp luật chưa được rõ ràng có liên quan từ thực tiễn tư vấn và giải quyết các tranh chấp. Từ đó, chúng tôi sẽ đề xuất các điều khoản khắc phục, phòng ngừa vào Quy chế lương thưởng để phòng ngừa các rủi ro pháp lý, hạn chế tổn thất có thể xảy ra.
Trong trường hợp, một bên cố tình vi phạm hợp đồng, có sự tranh chấp thì các điều khoản về điều chỉnh đầy đủ và phù hợp là cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích tốt nhất cho Quý khách hàng tại các cơ quan giải quyết tranh chấp.
3. Phạm vi cung cấp dịch vụ soạn thảo Quy chế lương thưởng
- Tư vấn pháp luật về vai trò, sự cần thiết xây dựng Quy chế lương thưởng đối với doanh nghiệp và người lao động;
- Tư vấn căn cứ xây dựng, nội dung Quy chế lương thưởng: nguyên tắc trả lương, hình thức trả lương, cách tính lương và trả lương, vấn đề nâng lương, các khoản trợ cấp, phụ cấp, tiền thưởng cho người lao động,...
- Tư vấn trình tự, thủ tục, thẩm quyền ban hành Quy chế;
- Soạn thảo, hoàn thiện hình thức và nội dung chi tiết của Quy chế lương thưởng, hỗ trợ soạn thảo các biểu mẫu liên quan đến hoạt động tổ chức thực hiện Quy chế lương thưởng;
- Tư vấn/hỗ trợ xây dựng các quy trình đảm bảo tính thực thi của Quy chế;
- Kiểm soát hoặc hỗ trợ khách hàng tự kiểm soát việc thực thi Quy chế;
- Đối với doanh nghiệp đã xây dựng Quy chế lương thưởng, chúng tôi sẽ thực hiện đánh giá tính đầy đủ, toàn diện, tính hợp pháp của nội dung và quy trình ban hành Quy chế;
- Tư vấn, soạn thảo Quy chế trong trường hợp doanh nghiệp sửa đổi, ban hành Quy chế mới.
4. Quy trình tư vấn soạn thảo Quy chế lương thưởng
Với phương châm cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp, nhanh chóng cho dịch vụ tư vấn soạn thảo Quy chế lương thưởng, chúng sẽ thực hiện việc tư vấn soạn thảo Quy chế lương thưởng theo quy trình như sau:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin từ khách hàng
Chúng tôi linh hoạt trong các phương tiện tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng như: qua điện thoại, zalo, email… và trực tiếp tại Văn phòng.
Luật sư/Chuyên viên pháp lý được phân công tiếp nhận thông tin sẽ giới thiệu sơ bộ về Văn phòng Luật sư và dịch vụ tư vấn soạn thảo Quy chế lương thưởng.
Trao đổi thông tin, tài liệu, bảo dự thảo hợp đồng nếu có để tìm hiểu, đánh giá phạm vi, mục đích, nhu cầu cụ thể của Khách hàng đối với dịch vụ soạn thảo Quy chế lương thưởng.
Tư vấn sơ bộ cho khách hàng về các vấn đề: nhận diện tên hợp đồng, cấu trúc, các vấn đề khác có liên quan đến Quy chế lương thưởng
Bước 2: Báo phí dịch vụ soạn thảo Quy chế lương thưởng
Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng, tính chất, độ phức tạp, thời gian, ngôn ngữ…của Quy chế lương thưởng chúng tôi sẽ đề xuất phí dịch vụ với nhiều phương thức khác nhau trên đảm bảo nguyên tắc nhanh chóng và tiện lợi cho giao dịch.
Đề xuất phí dưới hình thức nào thì chúng tôi đều làm rõ các vấn đề: Phạm vi công việc, Phí và phương thức thanh toán, thời gian thực hiện, ngôn ngữ làm việc, ngôn ngữ hợp đồng…
Dự trên đề xuất phí đã thống nhất chúng tôi sẽ cùng Khách hàng ký kết Hợp đồng dịch vụ pháp lý làm cơ sở cho việc thực hiện công việc. Để đơn giản và nhanh gọn cho giao địch, chúng tôi sẽ đề xuất phương án ký kết Hợp đồng dịch vụ một cách tiện lợi nhất.
Bước 3: Chuyển Quy chế lương thưởng cho khách hàng
Trong khoảng thời gian đã thống nhất với khách hàng, chúng tôi sẽ gởi Bản thảo Quy chế lương thưởng hoặc/và Thư thư vấn cho Quy chế lương thưởng
Chúng tôi sẽ tiếp tục thực hiện việc điều chỉnh, bổ sung đối với Hợp đồng Quy chế lương thưởng đã gởi cho khách hàng mà khách hàng hoặc bên thứ ba có ý kiến, điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung. Trong phạm vi cung cấp dịch vụ, chúng tôi sẽ tư vấn và điều chỉnh cho đến khi Quy chế lương thưởng nhưng không quá 03 lần dự thảo, sửa đổi.
5. Mẫu thông tin liên hệ
Quý khách hàng đang có nhu cầu tư vấn, soát xét, soạn thảo Quy chế lương thưởng, đừng ngần ngại, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline 0978845617 để nhận thông tin và tư vấn sơ bộ ban đầu một cách kịp thời. Số hotline được Luật sư tiếp nhận và xử lý trên phạm vi toàn quốc.
Thời gian làm việc từ 08 giờ sáng đến 21 giờ tối trong khoảng thời gian từ Thứ 2 đến Thứ 7 trong tuần.
Ngoài phương thức hỗ trợ qua số hotline cho dịch vụ soạn thảo Quy chế lương thưởng chúng tôi còn tư vấn và hỗ trợ trực tiếp và trực tuyến qua Zalo: 0909160684, và Email [info@luatsuhcm.com]
Hãy để đội ngũ Luật sư của Văn phòng Luật sư Tô Đình Huy đồng hành và hỗ trợ bạn giải quyết các vấn đề pháp lý một cách hiệu quả và chuyên nghiệp nhất. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe, thấu hiểu và đồng hành cùng Quý khách hàng.