Chuyên đề pháp luật

Doanh nghiệp cần biết khi cơ quan thuế yêu cầu cung cấp hồ sơ

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải cung cấp hồ sơ, thông tin theo yêu cầu của Cơ quan thuế trong các trường hợp: (i) Kiểm tra hồ sơ thuế tại trụ sở cơ quan thuế/trụ sở doanh nghiệp khi quyết toán, hoàn thuế,... (ii) Thanh tra thuế tại trụ sở doanh nghiệp theo kế hoạch/đột xuất; (iii) Kiểm tra hồ sơ thuế doanh nghiệp phục vụ Kiểm toán nhà nước. Việc không giới hạn số lần và tần suất dẫn đến kiểm tra, thanh tra thuế vẫn là “nỗi ám ảnh” của doanh nghiệp. Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình trực tiếp hoặc yêu cầu cung cấp hồ sơ, thông tin gián tiếp. Phương thức gián tiếp thường được áp dụng vì tính chất phức tạp của hồ sơ thuế. Trong thực tiễn, doanh nghiệp với nhiều băn khoăn làm thế nào để vừa bảo mật được thông tin kinh doanh, vừa thực thi hiệu quả yêu cầu của cơ quan thuế:

 

       1. Liệu cá nhân, tổ chức yêu cầu có thẩm quyền?

       Thẩm quyền là vấn đề mấu chốt xác định tính pháp lý của yêu cầu và quyết định có cần thiết phải xem xét tiếp các nội dung khác của yêu cầu hay không. Theo pháp luật hiện hành, Cơ quan thuế các cấp, cán bộ cơ quan thuế có quyền yêu cầu cung cấp thông tin. Tuy nhiên, trên nguyên tắc tránh chồng chéo và lạm dụng quyền hạn, không phải cơ quan thuế, cán bộ nào cũng có quyền yêu cầu doanh nghiệp cụ thể cung cấp thông tin, tài liệu. Do đó, cần thiết phải xác định đúng thẩm quyền của người yêu cầu để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp

       2. Thủ tục yêu cầu có hợp pháp và hợp lý?
       Cơ quan thuế phải tuân thủ đúng trình tự, thủ tục luật định khi yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ của người nộp thuế. Trên thực tế, nhiều trường hợp cán bộ cơ quan thuế gửi cho doanh nghiệp thông báo bằng văn bản hoặc thông qua email, điện thoại hoặc kết hợp nhiều phương thức để yêu cầu. Thậm chí, nội dung yêu cầu khác nhau, mâu thuẫn giữa các hình thức. Không đánh giá được hình thức yêu cầu nào hợp pháp, doanh nghiệp có thể phải chịu rủi ro vì yêu cầu hợp pháp không được thực hiện hoặc doanh nghiệp bị lợi dụng trong việc cung cấp thông tin.

       3. Phạm vi yêu cầu có phù hợp quy định pháp luật?
       Trong quá trình kinh doanh, doanh nghiệp đã phải thực hiện trách nhiệm kê khai, báo cáo thuế. Do đó, yêu cầu cung cấp hồ sơ, thông tin thông thường là yêu cầu bổ sung hồ sơ để làm rõ những vấn đề doanh nghiệp kê khai, báo cáo không đầy đủ, không rõ ràng, mâu thuẫn hoặc cơ quan thuế phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật. Theo đó, yêu cầu phải dựa trên căn cứ rõ ràng; thông tin, tài liệu liên quan phải cụ thể mới có cơ sở thực hiện. Nhiều doanh nghiệp cung cấp theo yêu cầu của cơ quan thuế, kể cả thông tin không thuộc chuẩn mực kế toán, không phục vụ mục đích chứng minh nghĩa vụ thuế vì mặc nhiên hiểu rằng yêu cầu của cơ quan Nhà nước thì phải thực hiện.

       4. Nghĩa vụ của doanh nghiệp đến đâu trong việc thực hiện yêu cầu?
       Cung cấp chính xác, đầy đủ, kịp thời thông tin, tài liệu theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế là nghĩa vụ luật định của doanh nghiệp. Điều này không có nghĩa là doanh nghiệp phải cung cấp tất cả và bất kỳ hồ sơ, thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế. Trường hợp yêu cầu không thuộc phạm vi luật định thì không phải nghĩa vụ của doanh nghiệp. Làm rõ yêu cầu là cơ sở xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp.

       5. Thời hạn cung cấp thông tin, tài liệu?
       Cơ quan thuế, cá nhân có thẩm quyền quyết định thời hạn doanh nghiệp phải cung cấp thông tin, tài liệu khi yêu cầu nhưng bị giới hạn bởi thời hạn thực hiện thủ tục liên quan cần cung cấp thông tin, hồ sơ; số lượng và mức độ phức tạp của thông tin, hồ sơ yêu cầu. Doanh nghiệp cần đánh giá cụ thể để xác định tính hợp lý của thời hạn và có động thái phù hợp.

       6. Chế tài xử lý nếu không thực hiện theo yêu cầu?
       Tùy hành vi và mức độ vi phạm trong việc thực hiện yêu cầu, doanh nghiệp sẽ bị cưỡng chế thực hiện, xử lý trách nhiệm hành chính, không loại trừ trách nhiệm về thuế như truy thu, phạt. Hệ lụy của việc ấn định thuế, truy thu, phạt có thể là trách nhiệm hình sự liên quan đến vấn đề trốn thuế khi doanh nghiệp đã từ bỏ quyền chứng minh, giải trình trong việc cung cấp thông tin, hồ sơ. Việc vi phạm và bị xử lý sẽ tạo những dấu ấn không tốt, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp và là cơ sở để cơ quan thuế lưu tâm, ưu tiên lựa chọn kiểm tra, thanh tra.
       Dù yêu cầu có hợp pháp hay không, để tránh những vi phạm đáng tiếc cũng như việc cung cấp thông tin không cần thiết gây ảnh hưởng đến quyền lợi của mình, doanh nghiệp cần hợp tác, có phản ứng kịp thời và chính xác cho cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần có sự cẩn trọng khi phản hồi xử lý vấn đề. Sau đây là một số lưu ý trong quá trình xử lý:

       Thứ nhất, phương thức phản hồi phù hợp, hiệu quả
       Phụ thuộc vào phương thức yêu cầu của cơ quan thuế, doanh nghiệp quyết định phương thức phản hồi phù hợp. Phương thức phản hồi còn là cơ sở xác định trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực thi yêu cầu. Thực tế, phát hành văn bản sẽ có giá trị chứng cứ cao hơn các hình thức khác. Tuy nhiên, quyết định phương thức phải căn cứ vào tính hiệu quả, thời điểm và mục đích phản hồi, không đương nhiên lựa chọn văn bản. Nội dung phản hồi phải thể hiện được tinh thần hợp tác nhưng vẫn cứng rắn trong việc bảo vệ quan điểm phù hợp quy định pháp luật. Tuân thủ tuyệt đối hoặc phản ứng thái quá đều có thể dẫn đến hậu quả đối với doanh nghiệp.

       Thứ hai, thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác, bảo vệ bí mật kinh doanh
       Như đã đề cập, yêu cầu cung cấp thông tin của cơ quan thuế xuất phát từ mục đích muốn làm rõ những thiếu sót, mâu thuẫn, sai phạm. Do đó, doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc quyết định trình tự thực hiện, cung cấp thông tin trong phạm vi có sự rà soát, đánh giá pháp lý, lựa chọn và chắc lọc. Công việc rà soát hồ sơ pháp lý về thuế là rất cần thiết để đánh giá tính hợp pháp, tác động và hậu quả của thông tin cung cấp. Trong trường hợp cần làm rõ yêu cầu và phạm vi trách nhiệm trước khi thực hiện, doanh nghiệp được quyền phản hồi đề nghị cơ quan thuế cung cấp thông tin.
Đồng thời, khi thực hiện yêu cầu, mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp là làm thế nào để bảo vệ được bí mật kinh doanh trước yêu cầu cung cấp các thông tin thuế liên quan, chẳng hạn: định mức sản phẩm, hợp đồng giao dịch, khách hàng... Rà soát, đánh giá, lựa chọn thông tin và hình thức thể hiện thông tin cung cấp là phương thức hạn chế rủi ro đối với thông tin cần bảo mật.


       Thứ ba, cách thức xử lý trong trường hợp hồ sơ, thông tin ngoài quy định
       Xác định được phạm vi nghĩa vụ là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện quyền từ chối trước những yêu cầu không có cơ sở. Hiểu rõ được quyền của người nộp thuế, doanh nghiệp sẽ tránh được việc bị áp đặt những yêu cầu bất hợp pháp và sự nhũng nhiễu của cơ quan, cán bộ thuế. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng, từ chối thực hiện không đồng nghĩa với việc im lặng, không phản hồi.

       Thứ tư, xử lý trong trường hợp cần gia hạn thời gian cung cấp thông tin, tài liệu
       Xuất phát từ bản chất là bổ sung nên không phải thông tin, tài liệu phù hợp nào cũng có sẵn, thậm chí có sẵn cũng cần đánh giá trước khi cung cấp. Hơn nữa, không phải yêu cầu nào cũng được thể hiện rõ ràng, doanh nghiệp có thể thực hiện chính xác được ngay. Do đó, trên cơ sở đánh giá số lượng và tính phức tạp của hồ sơ, doanh nghiệp cần có phản hồi về vấn đề thời hạn để tránh vi phạm. Việc chấp nhận đề xuất gia hạn vào tính hợp lý của thời hạn thể hiện qua thông tin, tài liệu doanh nghiệp chứng minh cho cơ sở của đề xuất.

       Chúng ta thấy rằng, hiệu quả trong việc thực thi chính sách pháp luật về thuế là một trong những yếu tố quan trọng đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng hiểu rằng hiệu quả không được đánh giá bằng việc chấp hành tất cả yêu cầu của cơ quan, cán bộ thuế mà phụ thuộc vào việc đánh giá tính pháp lý và thực thi đúng quyền hạn, nghĩa vụ của người nộp thuế. Cung cấp thông tin, tài liệu về thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế là trách nhiệm của doanh nghiệp. Việc đánh giá pháp lý trước khi cung cấp thông tin, tài liệu là vấn đề cần thiết và tất yếu để thực thi đúng trách nhiệm và hạn chế rủi ro cho doanh nghiệp trong các cuộc kiểm tra, thanh tra thuế.

Các thông tin khác
1 2 
Hỗ trợ trực tuyến

Tư vấn dịch vụ

Hỏi đáp pháp luật

 (028) 38 991104

 (028) 38 991104