Chuyên đề pháp luật

Quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp hiệu quả

Quản lý và sử dụng con dấu vẫn là vấn đề “nhức nhối” đối với nhiều doanh nghiệp, người quản lý doanh nghiệp. Sự lỏng lẻo trong công tác quản lý, chưa có cơ chế kiểm soát những rủi ro trong việc quản lý và sử dụng con dấu là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp và kéo theo nhiều hệ lụy. Không dừng lại ở việc cản trở hoạt động doanh nghiệp, những vi phạm liên quan còn có thể bị xem xét trách nhiệm pháp lý, thậm chí là trách nhiệm hình sự. Chế định về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2014 cho thấy sự thay đổi trong tư duy về giá trị pháp lý của con dấu, sự thông thoáng trong cơ chế quản lý và sử dụng con dấu.

  Tuy nhiên, cùng với mặt tích cực, những bất cập mới cũng phát sinh kéo theo từ chế định này. Những doanh nghiệp không chủ động thích ứng, vận dụng hiệu quả các quy định về quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp dễ dẫn đến những hệ lụy phát sinh:

 
1.      Con dấu và tính chính danh của văn bản do doanh nghiệp ban hành
        Vì sao con dấu lại gắn liền với tính chính danh của văn bản? Có hai lý do lý giải cho vấn đề này như sau:
        Thứ nhất, pháp luật yêu cầu văn bản của doanh nghiệp phải đóng dấu mới có giá trị pháp lý, chẳng hạn: Luật Kế toán, Luật Sở hữu trí tuệ, Luật Quảng cáo, Luật các công cụ chuyển nhượng, Bộ Luật tố tụng dân sự, Luật tố tụng hành chính và nhiều Luật khác. Theo đó, văn bản không có dấu sẽ không đủ cơ sở xác định chủ thể phát hành và do đó, nội dung văn bản không có căn cứ xác thực.
        Thứ hai, chúng tôi cho rằng là do tư duy của cá nhân, doanh nghiệp và các cơ quan, tổ chức liên quan đến doanh nghiệp về giá trị niềm tin của con dấu. Giá trị niềm tin này xuất phát từ việc: trước ngày 01/7/2015, con dấu doanh nghiệp do cơ quan nhà nước – công an cấp và duy nhất một con dấu cho mỗi doanh nghiệp; hơn nữa, xuyên suốt từ Bộ Luật hình sự 1985 đến Bộ Luật hình sự 2015, làm giả con dấu được xem là một loại tội phạm và bị truy cứu trách nhiệm hình sự - đây được xem là chế tài nghiêm khắc nhất. Do đó, việc đóng dấu tạo cho người tiếp nhận niềm tin rằng văn bản do doanh nghiệp có tên trên con dấu phát hành.
        Bên cạnh mặt tích cực giúp xác định tính chính danh, mặt ngược lại, yêu cầu tính chính danh này đã cản trở chính hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều trường hợp, như:
        Về hoạt động quản lý: doanh nghiệp không thể thực hiện các thủ tục hành chính, tố tụng khi người quản lý đã bị bãi nhiệm/cách chức nhưng vẫn giữ con dấu;
        Về hoạt động kinh doanh: yêu cầu phải có con dấu trong hợp đồng ngoại thương nhiều trường hợp là “dấu chấm hết” của giao dịch. Kể cả giao dịch nội địa, đợi đóng dấu hợp đồng mới có hiệu lực nhiều khi làm cản trở, trì trệ hoạt động.
        Hoặc, doanh nghiệp/người quản lý doanh nghiệp phải chịu thiệt hại do bị lợi dụng tính chính danh và sự quản lý lỏng lẻo con dấu trong việc đóng dấu khống...

2.      Con dấu doanh nghiệp và tranh chấp nội bộ có thể phát sinh 

        Các trường hợp tranh chấp liên quan con dấu thường xoay quanh vấn đề chiếm giữ, bàn giao con dấu khi có sự chuyển giao quyền, thay đổi nhân sự quản lý. Song song đó, vấn đề số lượng con dấu được sử dụng, hoạt động lưu giữ con dấu và sử dụng con dấu doanh nghiệp ngoài trụ sở cũng là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp.
        Liên quan đến tranh chấp con dấu doanh nghiệp, có thể nhìn nhận một số vụ việc điển hình:
  1. Tranh chấp nội bộ việc không thống nhất được người đại diện theo pháp luật và thẩm quyền sử dụng con dấu liên quan đến đại án Housing Group;
  2. Tranh chấp nội bộ nhiều năm tại CTCP Đầu tư và Phát triển Kim khí Hải Phòng dẫn đến thành viên HĐQT tự quyết giữ con dấu, không cho phép người đại diện của công ty sử dụng;
  3. Tranh chấp giữa CTCP Đê kè Thủy lợi Hưng Yên và ông Lê Văn Duy về việc bàn giao con dấu sau khi bãi nhiệm chức vụ Chủ tịch HĐQT.
        Thậm chí, thực tế có trường hợp HĐQT cũ và HĐQT mới tranh chấp, con dấu phải giao cho thi hành án, doanh nghiệp muốn thực hiện hoạt động liên quan phải thỏa thuận đến thi hành án mượn con dấu đóng và giao lại. Con dấu là tài sản của doanh nghiệp nhưng doanh nghiệp không được tự quyết quyền sử dụng. Chính những người quản lý doanh nghiệp làm khó nhau và gây cản trở đối với hoạt động của doanh nghiệp.

3.      Con dấu và trách nhiệm hành chính của doanh nghiệp 

        Doanh nghiệp được trao quyền tự quyết vấn đề quản lý, sử dụng con dấu. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nếu sử dụng con dấu không đúng quy định. Mức phạt tiền đến 10.000.000 đồng, có thể áp dụng đồng thời biện pháp xử phạt bổ sung như tịch thu tang vật, tước quyền sử dụng giấy phép trong thời hạn 03 – 06 tháng và buộc khắc phục hậu quả như thu hồi con dấu, hủy bỏ các văn bản, giấy tờ đóng dấu sai quy định. Một số hành vi vi phạm mà doanh nghiệp cần lưu ý như sau:
  1. Đóng dấu vào văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chữ ký của người không có thẩm quyền;
  2. Mượn, cho mượn con dấu, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức khác để hoạt động;
  3. Không thông báo ngay cho cơ quan có thẩm quyền về việc mất con dấu đang sử dụng;
  4. Sử dụng trái phép con dấu mang từ nước ngoài vào Việt Nam.
        Rõ ràng, việc vi phạm các quy định quản lý và sử dụng con dấu gây ảnh hưởng đến quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và phát sinh những thiệt hại không đáng có trong doanh nghiệp.

4.      Quản lý, sử dụng con dấu và trách nhiệm hình sự của cá nhân liên quan

        Từ Bộ luật Hình sự năm 1985 đến Bộ luật Hình sự năm 2015 đều có quy định các tội danh liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Theo đó, các cá nhân của doanh nghiệp làm giả, sử dụng con dấu giả, chiếm đoạt, mua bán, tiêu hủy con dấu sẽ phải chịu trách nhiệm hình sự đối với các hành vi liên quan đến việc quản lý, sử dụng con dấu doanh nghiệp.
        Trên thực tế, người thực hiện chiếm đoạt con dấu thường không nhận biết được mức độ nghiêm trọng của hành vi. Tội phạm này thường xuất phát từ những mâu thuẫn, tranh chấp giữa những người, nhóm người có quyền quản lý, sử dụng con dấu. Cùng với trách nhiệm cá nhân thì doanh nghiệp cũng phải chịu thiệt hại do hành vi chiếm giữ con dấu gây ra.
        Ngoài ra, vấn đề tiêu hủy con dấu là vấn đề doanh nghiệp cần quan tâm khi thay đổi mẫu dấu. Người quản lý của doanh nghiệp cần cẩn trọng trong việc quản lý và hủy con dấu cũ để tránh trách nhiệm hình sự khi có tranh chấp với doanh nghiệp.
        Với những hệ lụy trên, doanh nghiệp cần làm gì nhằm quản lý và sử dụng con dấu hiệu quả, phòng tránh các rủi ro pháp lý?
        Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp cần chú trọng:
  1. Thay đổi tư duy quản lý con dấu: cơ chế pháp luật càng thông thoáng, doanh nghiệp càng phải chủ động xây dựng cơ chế quản lý và sử dụng con dấu.
  2. Xây dựng khung quản lý dấu hiệu quả tại Điều lệ của doanh nghiệp, đồng thời cần thiết xây dựng Quy chế quản lý và sử dụng con dấu.
  3. Các nội dung chủ đạo của quy chế Quản lý và sử dụng con dấu: xây dựng chi tiết nội dung quản lý con dấu, nội dung sử dụng con dấu, phân cấp quyền ký – đóng dấu.
        Bên cạnh việc tránh được các hệ lụy phát sinh, thiết lập quy chế quản lý và sử dụng con dấu chi tiết, hiệu quả còn giúp doanh nghiệp ổn định trong tổ chức, hoạt động. Bên cạnh đó, quy chế sẽ giúp tổng hợp các quy định pháp luật về yêu cầu đóng dấu văn bản, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, cập nhật. Với những lợi ích đạt được, doanh nghiệp cần thiết thiết lập hệ thống các văn bản quản lý phù hợp với cơ chế pháp lý hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu. /.

Các thông tin khác
1 2 
Hỗ trợ trực tuyến

Tư vấn dịch vụ

Hỏi đáp pháp luật

 (028) 38 991104

 (028) 38 991104