Chuyên đề pháp luật

Hoạt động kiểm soát hợp đồng tại doanh nghiệp

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh, doanh nghiệp thường xuyên ký kết nhiều loại hợp đồng với đối tượng, mục đích và thời hạn thực hiện khác nhau. Với sự đa dạng, phức tạp của các loại hợp đồng, để đảm bảo hiệu quả giao dịch, hợp đồng cần được kiểm soát trong suốt chuỗi hoạt động từ soạn thảo, đàm phán, ký kết, thực hiện, lưu trữ hợp đồng và nguyên tắc giải quyết tranh chấp hợp đồng.

Chúng tôi đưa ra định hướng kiểm soát hợp đồng trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm thực tiễn thông qua đánh giá, xác định các lợi ích của hoạt động này mang lại cho doanh nghiệp, cụ thể như:

-   Xác định rõ thẩm quyền ký kết hợp đồng và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân liên quan;

-   Thống nhất quy trình đàm phán, ký kết, thực hiện và lưu trữ hợp đồng;

-   Đảm bảo giá trị pháp lý các hợp đồng và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu;

-   Là cơ sở kiểm tra, giám sát, đánh giá và nâng cao hiệu quả giao dịch.

Thực tiễn cũng cho thấy mặt ngược lại, nếu quá trình kiểm soát hợp đồng không thực hiện chặt chẽ, khoa học, doanh nghiệp có nguy cơ đối mặt với những rủi ro pháp lý, ảnh hưởng không nhỏ đến quyền lợi và hoạt động sản xuất kinh doanh. Trên cơ sở quy định pháp luật và quá trình hoạt động thực tiễn, chúng tôi đưa ra một số lưu ý sau để hỗ trợ doanh nghiệp trong hoạt động kiểm soát hợp đồng”. Một số doanh nghiệp công bố công khai nội dung các văn bản trên giúp khách hàng, đối tác có thể tiếp cận, nắm bắt

1.  Ban hành văn bản thống nhất quy định kiểm soát hợp đồng là yêu cầu cần thiết

Hiện nay, một số doanh nghiệp lớn, có thể kể đến như Tập đoàn Điện lực Việt Nam, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam cùng các doanh nghiệp khác đã quan tâm đến hoạt động kiểm soát hợp đồng giao dịch. Các doanh nghiệp này đã ban hành các văn bản phục vụ quản lý với tên gọi khác nhau như “Quy chế quản lý hợp đồng” hay “Nội quy ký kết, thực quy trình giao dịch. Qua cách thức thực hiện trên, có thể thấy việc quản lý, kiểm soát hợp đồng đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và đòi hỏi sự minh bạch, khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên, Việt Nam có hơn 90% đối tượng doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng với yêu cầu đáp ứng kịp thời các giao dịch phát sinh cho nên hoạt động kiểm soát hợp đồng của phần lớn doanh nghiệp chủ yếu thực hiện dựa trên thói quen quản lý hoặc tùy nghi sau mỗi lần phát sinh giao dịch. Đây là thực trạng tại các doanh nghiệp mà chúng tôi cho rằng nguyên nhân xuất phát từ nhận định chủ quan của doanh nghiệp về kiểm soát giao dịch, xem các văn bản quản lý là rườm rà và không cần thiết. 

Thực trạng này dẫn đến những ảnh hưởng nhất định đối vớidoanh nghiệp. Về mặt lợi ích, khi không có một văn bản cụ thể quy định chi tiết vấn đề kiểm soát hợp đồng, giao dịch thì doanh nghiệp có thể linh hoạt trong vấn đề quản lý, các hợp đồng được xác lập, ký kết nhanh chóng. Tuy nhiên, những rủi ro pháp lý có thể dễ dàng phát sinh nếu thiếu một quy trình quản lý thống nhất, đó là: hợp đồng có nguy cơ bị vô hiệu, giao dịch không được theo dõi, đảm bảo hiệu quả và tranh chấp giữa các bên xảy ra thường xuyên hơn.

Như vậy, từ ý nghĩa của hoạt động kiểm soát cũng như những rủi ro được dự liệu, doanh nghiệp xây dựng, ban hành văn bản quản lý sẽ tạo cơ sở rõ ràng cho hoạt động quản lý, căn cứ quy kết trách nhiệm khi các rủi ro phát sinh. Bên cạnh đó, kiểm soát hợp đồng không chỉ là vấn đề đối với doanh nghiệp lớn mà ngay cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng phát sinh giao dịch thường xuyên thì việc ban hành một văn điều chỉnh cụ thể, rõ ràng là yêu cầu cần thiết.  

2. Xây dựng quy định kiểm soát hợp đồng đảm bảo hiệu quả cho doanh nghiệp 

Khi có nhu cầu về quản lý các giao dịch, doanh nghiệp sử dụng các mẫu văn bản sẵn có hoặc sao chép từ các doanh nghiệp kinh doanh trong cùng lĩnh vực để tiết kiệm thời gian và chi phí. Liệu đây có phải là một giải pháp an toàn?

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu xây dựng, ban hành quy định là đảm bảo tính thực thi. Để thực thi được thì các quy định phải phù hợp với điều kiện, nhu cầu của doanh nghiệp. Các bước thực hiện, công việc cụ thể triển khai căn cứ vào:

-   Quy mô, tổ chức doanh nghiệp: doanh nghiệp lớn hay vừa, nhỏ? Cơ cấu, phân quyền quản lý tại doanh nghiệp ra sao? 

-   Công việc kinh doanh, giao dịch thường xuyên của doanh nghiệp: loại giao dịch thường xuyên là gì? Độ phức tạp của quan hệ giao dịch? Rủi ro thường gặp trong giao dịch là gì?

Xác định rõ các vấn đề trên, doanh nghiệp sẽ quyết định được các nội dung chủ đạo của quá trình quản lý hợp đồng.

Tiếp đến, quy định kiểm soát phải đảm bảo tính khoa học, tức là đảm bảo về trình tự, logic, rõ ràng, ngắn gọn nhưng đầy đủ. Tính khoa học của quy định kiểm soát không thể hiện ở số lượng điều khoản hay quy trình phức tạp. Một quy trình quản lý đảm bảo tính khoa học có thể ngắn gọn trong một số bước song đầy đủ các nội dung, mọi chủ thể liên quan có thể nắm bắt và tuân thủ, đáp ứng nhu cầu quản lý và thực tiễn giao dịch tại doanh nghiệp. 

Như vậy, doanh nghiệp cần dựa trên những đặc thù của mình để có định hướng xây dựng quy chế phù hợp. Điều này giúp tránh trường hợp sử dụng trực tiếp các mẫu quy chế, hoặc xây dựng quy trình kiểm soát không rõ ràng hoặc trái lại, quá rườm rà, không phù hợp tình hình thực tế doanh nghiệp, gây khó khăn cho hoạt động kinh doanh, giao dịch thường xuyên.

         3. Phân định rõ thẩm quyền ký kết hợp đồng

Phân quyền trong ký kết hợp đồng là một nội dung quan trọng của hoạt động kiểm soát hợp đồng. Không hiếm những trường hợp hợp đồng bị vô hiệu do người ký không có thẩm quyền hoặc vượt quá phạm vi quyền. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người nhân danh doanh nghiệp để xác lập các giao dịch (Điều 13). Đối với doanh nghiệp lớn, các loại hợp đồng, giao dịch đa dạng đồng thời số lượng giao dịch phát sinh thường xuyên cho nên cần có sự phân cấp thẩm quyền để đảm bảo hiệu quả giao dịch. Bên cạnh đó, một số đối tượng giao dịch thuộc thẩm quyền quyết định của đại hội đồng cổ đông, hội đồng thành viên hoặc hội đồng quản trị doanh nghiệp thì phải có cơ chế riêng khi xây dựng quy trình ký kết hợp đồng. Nhìn chung, xác định đúng và đầy đủ thẩm quyền của một chủ thể trong giao kết hợp đồng quyết định hiệu lực của hợp đồng. Như vậy, xây dựng quy trình ký kết hợp đồng phải căn cứ vào thẩm quyền của những chủ thể liên quan, có sự phân cấp thẩm quyền rành mạch và phù hợp. 

Thông qua quá trình phân định thẩm quyền, doanh nghiệp còn đạt được những lợi ích sau:

-   Doanh nghiệp rà soát được những giao dịch quan trọng, đánh giá tổng quan các lĩnh vực hợp đồng chủ yếu được ký kết.

-   Phân quyền trong ký kết hợp đồng tác động đến quy trình quản lý hợp đồng, đảm bảo khả năng đáp ứng kịp thời nhu cầu giao

kết hợp đồng, nhanh chóng triển khai thực hiện hợp đồng và xử lý các vấn đề phát sinh.

-   Trách nhiệm và giới hạn trách nhiệm của từng chủ thể được xác định rõ khi có các sự cố phát sinh hoặc có tranh chấp liên quan đến hợp đồng.

4. Nhân sự, cơ sở vật chất – yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý

Bên cạnh các yếu tố về pháp lý thì nhân sự và cơ sở vật chất là các điều kiện về mặt kỹ thuật đảm bảo hoạt động quản lý hợp đồng đạt hiệu quả. Doanh nghiệp khó có thể thực hiện tốt công tác kiểm soát, quản lý hợp đồng nếu không có hai yếu tố điều kiện cơ sở vật chất và nhân sự thực hiện công tác quản lý. 

Cơ sở vật chất lưu trữ hoặc các phương tiện lưu trữ hợp đồng không chỉ có chức năng bảo quản mà còn tạo thuận lợi cho việc tra cứu, lưu mẫu, theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng. Khi đề cập đến cơ sở vật chất, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn việc lưu trữ tùy vào khả năng tài chính của mình. Bên cạnh lưu giữ bản gốc, với cách thức giao kết hợp đồng từ hình thức ký kết trực tiếp có xu hướng chuyển sang các hình thức dữ liệu điện tử, việc lưu trữ có thể được số hóa. Hiện nay, đã có các đơn vị cung cấp nền tảng công nghệ, phần mềm quản lý hợp đồng điện tử. Tuy chưa phổ biến, song đây là điều kiện cơ sở mà doanh nghiệp có thể đầu tư và khai thác sử dụng.

Quản lý hợp đồng là công việc phức tạp, vì vậy bố trí người có chuyên môn phù hợp để thực hiện giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả quản lý cao hơn. Tùy vào cơ cấu nhân sự và đặc thù kinh doanh, doanh nghiệp nghiệp vừa và nhỏ, nhân sự có thể thực hiện kiêm nhiệm (kế toán, nhân có thể bố trí một hoặc một số nhân viên chuyên trách (phổ biến đối với viên hành chính, kinh doanh) nhưng phải được đào tạo về chuyên môn doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư xây dựng). Đối với doanh quản lý hợp đồng giao dịch.

Kiểm soát hợp đồng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích, trong đó rõ nét là cung cấp một giải pháp quản lý rủi ro trong giao dịch. Khi xây dựng văn bản quy định về kiểm soát hợp đồng, doanh nghiệp cần có đánh giá chi tiết về tình hình tổ chức và hoạt động của mình nhằm xây dựng các quy định phù hợp với thực tiễn tại doanh nghiệp. Những lưu ý về thẩm quyền ký kết, giá trị pháp lý của hợp đồng, tính khoa học và khả năng thực thi của quy trình quản lý giúp xây dựng hoạt động kiểm soát diễn ra hiệu quả. Bên cạnh đó, các yếu tố kỹ thuật, nhân sự đảm bảo khả năng triển khai thực hiện các biện pháp, công việc quản lý như yêu cầu đặt ra. Tóm lại, kiểm soát hợp đồng là một mảng quản lý vi mô, song, doanh nghiệp cần nhìn nhận đúng tầm quan trọng và tổ chức thực hiện hiệu quả hoạt động này để góp phần thúc đẩy hiệu quả kinh doanh./.

 

Các thông tin khác
1 2 
Hỗ trợ trực tuyến

Tư vấn dịch vụ

Hỏi đáp pháp luật

 (028) 38 991104

 (028) 38 991104